Viết thế nào cho người lạ đọc được

Người cầm tờ giấy đó có thể là hàng xóm, là khách, hoặc là một đứa trẻ. Viết cho người đó, đừng viết cho mình.

Viết cho ai đọc

• Cho một người chưa từng tới nhà bạn
• Và đang vội
• Đó là tiêu chuẩn duy nhất
• Không phải viết cho người trong nhà
• Mục thứ tư là chỗ hay viết sai

Viết cho người trong nhà thì bạn bỏ qua những thứ ai cũng biết, mà người ngoài thì không biết. Đó là kiểu thiếu sót không lộ ra khi bạn đọc lại, vì chính bạn cũng đang tự điền vào chỗ trống mà không nhận ra mình đang điền.

Nên viết thế nào

• Chữ to
• Mỗi ý một dòng
• Đặt phần cần nhất lên trên cùng
• Không viết chen vào lề
• Mục thứ ba là điều quyết định

Người đang vội chỉ đọc được vài dòng đầu. Thứ tự xếp quan trọng hơn cả nội dung, vì một thông tin đúng nằm ở cuối tờ giấy thì cũng như không có mặt trong đó.

Có nên viết thành câu không

• Không
• Viết thành dòng ngắn
• Câu dài thì người đang vội đọc không vào
• Một dòng một ý
• Mục thứ tư là khuôn dễ dùng nhất

Dòng ngắn thì mắt bắt được ngay. Đoạn văn thì phải đọc, mà lúc đó không ai đọc nổi. Cách thử nhanh nhất là nhìn tờ giấy trong một giây và xem mình nhặt ra được bao nhiêu.

Làm sao biết nó dễ đọc

• Nhờ một người ngoài nhà đọc thử
• Họ không hiểu ngay thì phải viết lại
• Bạn không tự kiểm được
• Vì bạn đã biết hết mọi thứ trong đó
• Mục thứ tư là lý do

Người viết luôn thấy bản của mình rõ ràng. Chỉ người ngoài mới thấy chỗ thiếu, và họ thấy nó trong vài giây đầu tiên chứ không cần đọc kỹ.

Về chuyện không dùng chữ viết tắt

• Không viết tắt tên người
• Không viết tắt tên đường hay tên nơi
• Bạn hiểu, người khác thì không
• Viết đầy đủ tốn thêm vài giây thôi
• Mục thứ ba là lý do

Chữ viết tắt là thứ chỉ người viết giải mã được, và người viết thì hay không có mặt. Đây là lỗi hay gặp nhất ở những tờ giấy được viết vội trong mười phút.

Về chuyện đặt nhãn cho từng phần

• Mỗi khối thông tin có một dòng tiêu đề
• Địa chỉ, người gọi, thứ đang dùng
• Người đọc nhảy thẳng tới phần cần
• Không phải dò từ đầu
• Mục thứ ba là cái lợi chính

Có nhãn thì tìm một thông tin mất hai giây. Không có nhãn thì phải đọc cả tờ, và người đang vội thường bỏ dở giữa chừng rồi quay sang hỏi người khác.

Về chuyện ghi cả những thứ tưởng ai cũng biết

• Ghi cả tên khu, tên phường, cổng nào vào được
• Những thứ nhà bạn thấy hiển nhiên
• Người ngoài không biết gì trong số đó
• Thừa một dòng còn hơn thiếu một dòng
• Mục thứ ba là điều hay bị bỏ

Thứ hiển nhiên với bạn chính là thứ bị bỏ sót nhiều nhất, vì bạn không nghĩ tới nó. Cách duy nhất phát hiện ra là đưa cho một người chưa từng tới nhà bạn đọc thử.

Về chuyện dùng giấy bền một chút

• Giấy mỏng thì rách và mờ
• Dùng giấy dày hoặc bọc lại
• Tờ giấy này treo nhiều năm
• Mờ chữ thì coi như không có
• Mục thứ ba là điều nên tính

Một tờ giấy treo bếp vài năm sẽ mờ và ố. Bọc lại là việc mất hai phút, và nó quyết định tờ giấy còn đọc được sau ba năm hay không.

Về chuyện viết bằng tiếng dễ hiểu nhất trong nhà

• Viết bằng thứ tiếng mọi người trong nhà đọc được
• Nếu có người không đọc được thì làm thêm một bản
• Hoặc thêm hình vẽ đơn giản
• Người không đọc được vẫn phải gọi được
• Mục thứ tư là điều phải tính tới

Một tờ giấy mà có người trong nhà không đọc được thì với họ nó không tồn tại. Và người đó lại hay là người ở nhà nhiều nhất trong ngày.

Về chuyện kiểm lại bằng cách đọc to

• Viết xong thì đọc to lên một lần
• Đọc to lộ ra chỗ lủng củng ngay
• Vì lúc gọi trợ giúp người ta cũng đọc to
• Chỗ nào vấp thì sửa chỗ đó
• Mục thứ ba là lý do phép kiểm này hợp

Tờ giấy này sinh ra để được đọc to lên. Kiểm nó bằng đúng cách nó sẽ được dùng, chứ đừng kiểm bằng cách ngồi đọc thầm trong lúc đang rảnh rang.

Về chuyện xếp theo thứ tự người ta sẽ hỏi

• Người nghe điện thoại hỏi địa chỉ trước tiên
• Nên địa chỉ nằm dòng đầu
• Rồi tới tên và tuổi
• Xếp theo thứ tự đó thì đọc trôi một mạch
• Mục thứ tư là lý do xếp như vậy

Tờ giấy xếp đúng thứ tự câu hỏi thì người gọi chỉ việc đọc từ trên xuống.

Ba câu hỏi để biết nhà mình chuẩn bị tới đâu

• Tờ thông tin của nhà tôi đang ở đâu
• Nếu tôi không có mặt thì ai gọi ai
• Đi tới nơi gần nhất thì đi đường nào
• Bài này thêm: đã có người ngoài nhà đọc thử chưa

Ba câu đầu lặp lại ở mọi bài; dòng thứ tư là phần riêng của từng bài.

Thứ chuẩn bị được thì chuẩn bị lúc chưa có gì xảy ra

• Lúc có việc thì không ai nghĩ được mạch lạc
• Nên phần nghĩ phải làm xong từ trước
• Thứ chuẩn bị trước là thông tin và đường đi, không phải kỹ năng
• Một tờ giấy làm được nhiều hơn một buổi bàn bạc
• Mục thứ ba là ranh giới của cả trang này

Trang này không dạy làm gì với người bệnh. Nó chỉ lo phần hậu cần mà nhà nào cũng chuẩn bị được.

Gọi trợ giúp và để người có chuyên môn quyết, đừng tự xoay, nếu

• Bạn thấy có chuyện mà không biết là chuyện gì
• Bạn phân vân không biết có đáng gọi không
• Có ai đó trong nhà đang thấy lo
• Bạn được dặn làm gì đó mà không rõ làm thế nào
• Hoặc bạn đang định chờ xem sao

Năm điều này lặp lại ở mọi bài. Trang này không liệt kê dấu hiệu nào và không hướng dẫn sơ cứu — hai phần đó thuộc về người có chuyên môn.

Câu hỏi thường gặp