Thứ tự nói

Người nghe điện có một thứ tự câu hỏi của họ. Nói theo đúng thứ tự đó thì cuộc gọi ngắn đi một nửa.

Nên nói theo thứ tự nào

• Địa chỉ trước
• Rồi ai đang có chuyện
• Rồi chuyện gì đang xảy ra
• Rồi nghe theo hướng dẫn
• Mục thứ tư là phần dài nhất của cuộc gọi

Ba phần đầu là phần bạn chủ động nói và chúng rất ngắn, còn phần thứ tư là phần người nghe dẫn bạn đi, và đó mới là phần chiếm gần hết thời gian cuộc gọi.

Vì sao địa chỉ lại nói trước

• Vì đó là thứ duy nhất người nghe cần để bắt đầu
• Nếu cuộc gọi đứt thì họ vẫn còn nó
• Sóng yếu, máy hết pin, hoặc bạn không nói tiếp được
• Mọi thứ khác đều hỏi lại được, địa chỉ thì không
• Mục thứ tư là lý do gọn nhất

Một cuộc gọi đứt giữa chừng mà người nghe đã có địa chỉ thì vẫn còn dùng được, còn một cuộc gọi đứt sau khi bạn kể xong mọi chuyện nhưng chưa nói địa chỉ thì coi như chưa gọi.

Có cần mô tả chi tiết không

• Không
• Nói những gì bạn thấy bằng lời của bạn
• Rồi để người nghe hỏi tiếp
• Họ biết phải hỏi gì
• Mục thứ tư là điều nên yên tâm

Bạn không cần biết dùng chữ nào cho đúng, cũng không cần biết điều gì là quan trọng, vì người ở đầu dây bên kia được đào tạo để hỏi ra đúng những thứ họ cần.

Nếu tôi không biết nói gì

• Thì nói địa chỉ
• Và nói rằng bạn cần trợ giúp
• Người nghe sẽ dẫn bạn qua phần còn lại
• Không ai bị đánh giá vì nói không rành rọt
• Mục thứ ba là điều quan trọng nhất

Rất nhiều người ngần ngại gọi vì sợ không biết nói gì cho đúng, trong khi thực tế cuộc gọi đó được thiết kế để người nghe dẫn dắt, còn bạn chỉ cần trả lời.

Về chuyện viết thứ tự này lên tờ thông tin

• Ghi bốn bước đó ngay trên tờ giấy
• Đặt ở phần trên cùng
• Người cầm tờ giấy đọc theo là được
• Kể cả khi họ chưa từng gọi bao giờ
• Mục thứ tư là điều nó gỡ được

Người chưa từng gọi trợ giúp bao giờ thường đứng hình mất mấy giây đầu, và bốn dòng viết sẵn trên tờ giấy bỏ hẳn được khoảng lặng đó.

Về chuyện nói chậm hơn bình thường

• Nói chậm lại một nhịp
• Nhất là khi đọc địa chỉ và số điện thoại
• Nói nhanh thì phải nhắc lại
• Nhắc lại còn mất thời gian hơn nói chậm
• Mục thứ ba là phép tính đúng

Cảm giác gấp gáp đẩy người ta nói thật nhanh, và kết quả là cả hai bên phải quay lại từ đầu, nên chậm lại một nhịp thực ra là cách nhanh hơn.

Về chuyện đọc số điện thoại theo từng cụm

• Đọc số thành từng cụm ngắn
• Và đọc lại một lần cho chắc
• Người nghe phải ghi lại được
• Sai một số là mất luôn đường liên lạc
• Mục thứ tư là rủi ro

Số gọi lại là thứ giữ cho hai bên còn liên lạc được sau khi cuộc gọi kết thúc, nên một con số đọc sai ở đây làm mất nhiều hơn là vài giây đọc lại.

Về chuyện nói rõ bạn là ai

• Nói bạn là ai với người đang có chuyện
• Con, vợ chồng, hàng xóm, người qua đường
• Người nghe cần biết bạn nắm được bao nhiêu
• Một chữ là đủ
• Mục thứ ba là lý do

Người nghe hỏi khác nhau tuỳ theo bạn là người trong nhà hay người vừa đi qua, nên nói rõ điều đó ngay từ đầu giúp họ chọn đúng cách dẫn dắt cho bạn.

Về chuyện có sẵn tờ giấy trong tay khi gọi

• Cầm tờ thông tin lên rồi mới bấm số
• Đừng vừa gọi vừa đi tìm giấy
• Cả hai việc cùng lúc thì không việc nào xong
• Mất thêm hai giây để lấy giấy là xứng đáng
• Mục thứ ba là lý do

Vừa nói chuyện vừa lục tìm giấy tờ là cách để cuộc gọi kéo dài gấp đôi, trong khi cầm sẵn tờ giấy thì bạn đọc thẳng từ đó mà không phải nhớ gì cả.

Về chuyện thứ tự này cũng dùng khi gọi cho người nhà

• Cùng thứ tự đó khi báo cho người trong nhà
• Đang ở đâu, ai, chuyện gì, khi nào báo lại
• Quen một thứ tự thì lúc nào cũng dùng được
• Và người nghe cũng đỡ hoảng
• Mục thứ ba là cái lợi kép

Dùng cùng một khuôn cho mọi cuộc gọi báo tin thì nó thành thói quen, và một thói quen đã thành nếp là thứ duy nhất còn chạy được khi đầu óc không còn mạch lạc.

Về chuyện không phải nhớ số nào cho đúng

• Ghi số cần gọi lên tờ giấy và vào máy
• Đừng trông vào trí nhớ cho phần này
• Nhà có người lớn tuổi thì ghi chữ to
• Và dán ở chỗ họ nhìn thấy từ ghế ngồi quen
• Mục thứ tư là chi tiết thật sự hữu dụng

Người lớn tuổi thường ngồi cố định ở một chỗ trong nhà, và dán tờ giấy vào đúng tầm mắt từ chỗ đó là thứ giúp được nhiều hơn mọi lời dặn dò.

Ba câu hỏi để biết nhà mình chuẩn bị tới đâu

• Tờ thông tin của nhà tôi đang ở đâu
• Nếu tôi không có mặt thì ai gọi ai
• Đi tới nơi gần nhất thì đi đường nào
• Bài này thêm: bốn bước đó đã có trên tờ giấy chưa

Ba câu đầu lặp lại ở mọi bài; dòng thứ tư là phần riêng của từng bài.

Thứ chuẩn bị được thì chuẩn bị lúc chưa có gì xảy ra

• Lúc có việc thì không ai nghĩ được mạch lạc
• Nên phần nghĩ phải làm xong từ trước
• Thứ chuẩn bị trước là thông tin và đường đi, không phải kỹ năng
• Một tờ giấy làm được nhiều hơn một buổi bàn bạc
• Mục thứ ba là ranh giới của cả trang này

Trang này không dạy làm gì với người bệnh. Nó chỉ lo phần hậu cần mà nhà nào cũng chuẩn bị được.

Gọi trợ giúp và để người có chuyên môn quyết, đừng tự xoay, nếu

• Bạn thấy có chuyện mà không biết là chuyện gì
• Bạn phân vân không biết có đáng gọi không
• Có ai đó trong nhà đang thấy lo
• Bạn được dặn làm gì đó mà không rõ làm thế nào
• Hoặc bạn đang định chờ xem sao

Năm điều này lặp lại ở mọi bài. Trang này không liệt kê dấu hiệu nào và không hướng dẫn sơ cứu — hai phần đó thuộc về người có chuyên môn.

Câu hỏi thường gặp