Nghe theo hướng dẫn và đừng cúp máy

Phần dài nhất của cuộc gọi không phải là phần bạn nói. Là phần người nghe dẫn bạn đi, và nó chỉ chạy nếu bạn còn giữ máy.

Có nên cúp máy sau khi nói xong không

• Không
• Giữ máy cho tới khi người nghe nói là được cúp
• Phần hướng dẫn thường tới sau phần bạn nói
• Cúp sớm là bỏ mất phần quan trọng nhất
• Mục thứ ba là điều nhiều người không biết

Rất nhiều người nghĩ cuộc gọi kết thúc khi họ đã nói xong thông tin, trong khi phần có giá trị nhất thường nằm ở những gì người nghe nói với họ sau đó.

Nếu họ dặn tôi làm gì đó

• Làm theo đúng lời dặn
• Hỏi lại nếu chưa rõ
• Đừng làm thêm thứ họ không dặn
• Và đừng bỏ bớt phần nào
• Mục thứ ba là điều quan trọng nhất

Làm thêm những việc mình tự nghĩ ra là phản xạ rất mạnh trong lúc đó, và nó có thể đi ngược lại đúng thứ người nghe đang cố hướng dẫn bạn làm.

Nếu tôi phải rời máy để làm việc khác

• Nói rõ bạn đặt máy xuống một lát
• Bật loa ngoài nếu được
• Đừng cúp
• Đừng bỏ đi mà không nói gì
• Mục thứ tư là điều làm người nghe mất dấu

Người ở đầu dây bên kia không nhìn thấy gì cả, nên một khoảng im lặng đột ngột với họ nghĩa là đã có chuyện, và họ phải dừng lại để xác minh điều đó.

Nếu cuộc gọi bị đứt

• Gọi lại ngay
• Nói rằng đây là cuộc gọi tiếp nối
• Kèm địa chỉ đã nói lúc trước
• Như vậy họ nối lại được với phần trước
• Mục thứ ba là chi tiết giúp nối nhanh

Nhắc lại địa chỉ ngay câu đầu của cuộc gọi thứ hai giúp người nghe tìm ra phần ghi chép trước đó, và bạn không phải kể lại từ đầu lần nữa.

Về chuyện nhắc lại lời dặn cho chắc

• Nhắc lại bằng lời của bạn
• Để họ xác nhận hoặc sửa
• Nghe trong lúc căng thẳng thì sót rất nhiều
• Nhắc lại mất vài giây
• Mục thứ ba là lý do phải làm

Gật đầu và nói vâng thì không ai biết bạn đã nghe được bao nhiêu, còn nhắc lại một lượt thì cả hai bên cùng biết chắc phần nào đã tới nơi.

Về chuyện nói khi có gì thay đổi

• Có gì khác đi thì nói ngay
• Đừng đợi họ hỏi
• Người nghe điều chỉnh hướng dẫn theo
• Họ không nhìn thấy nên họ dựa hết vào lời bạn
• Mục thứ tư là điều cần nhớ suốt cuộc gọi

Toàn bộ thông tin mà người nghe có về hiện trường là thứ đi qua giọng nói của bạn, nên mỗi thay đổi bạn không nói ra là một mảng họ hoàn toàn không biết.

Về chuyện cử người khác ra đón trong lúc vẫn giữ máy

• Người cầm máy không phải là người chạy ra cửa
• Giao việc đó cho người khác trong nhà
• Người cầm máy ở yên một chỗ
• Đi lại thì sóng chập chờn và dễ đứt
• Mục thứ tư là lý do thực tế

Vừa nghe điện thoại vừa chạy quanh nhà là cách nhanh nhất để mất sóng hoặc bỏ sót lời dặn, nên người cầm máy nên đứng yên và giao mọi việc chạy cho người khác.

Về chuyện để máy ở nơi sóng tốt nhất

• Đứng ở chỗ nhà bạn hay bắt sóng tốt
• Mỗi nhà đều có một chỗ như vậy
• Biết trước thì lúc đó không phải thử
• Cạnh cửa sổ hoặc ngoài ban công thường tốt hơn
• Mục thứ ba là điều nên biết từ trước

Ai cũng biết chỗ nào trong nhà mình hay rớt sóng, và nhớ ra điều đó từ trước là thứ rất nhỏ nhưng nó giữ cho cuộc gọi không đứt giữa chừng.

Về chuyện giữ pin cho máy

• Cắm sạc trong lúc gọi nếu gọi lâu
• Cuộc gọi này có thể kéo dài
• Và sau đó còn nhiều cuộc gọi nữa
• Máy hết pin là mất toàn bộ liên lạc
• Mục thứ tư là rủi ro lớn nhất

Chiếc điện thoại đó là đường liên lạc duy nhất của cả nhà trong nhiều giờ sau đó, nên cắm sạc ngay từ cuộc gọi đầu là việc nhỏ mà tránh được hỏng lớn.

Về chuyện đừng ngại giữ máy lâu

• Không ai sốt ruột vì bạn giữ máy
• Đó là cách làm việc bình thường của họ
• Cúp máy vì ngại là chuyện rất hay gặp
• Và nó bỏ mất phần hướng dẫn
• Mục thứ ba là lý do cần nói rõ

Cảm giác mình đang chiếm đường dây của người khác làm nhiều người cúp máy sớm, trong khi người nghe điện sẽ chủ động nói khi nào cuộc gọi kết thúc được.

Về chuyện hỏi lại nếu lời dặn nghe không rõ

• Không rõ thì nói là không rõ
• Nhờ nói lại bằng lời khác
• Đừng gật rồi tự đoán
• Đoán sai ở phần hướng dẫn là chỗ hại nhất
• Mục thứ ba là điều phải tránh

Gật cho qua rồi tự hiểu theo cách của mình là thứ dẫn tới việc làm sai ngay sau đó, và một câu hỏi lại mất hai giây thì chặn được toàn bộ chuyện đó.

Ba câu hỏi để biết nhà mình chuẩn bị tới đâu

• Tờ thông tin của nhà tôi đang ở đâu
• Nếu tôi không có mặt thì ai gọi ai
• Đi tới nơi gần nhất thì đi đường nào
• Bài này thêm: chỗ nào trong nhà tôi sóng tốt nhất

Ba câu đầu lặp lại ở mọi bài; dòng thứ tư là phần riêng của từng bài.

Thứ chuẩn bị được thì chuẩn bị lúc chưa có gì xảy ra

• Lúc có việc thì không ai nghĩ được mạch lạc
• Nên phần nghĩ phải làm xong từ trước
• Thứ chuẩn bị trước là thông tin và đường đi, không phải kỹ năng
• Một tờ giấy làm được nhiều hơn một buổi bàn bạc
• Mục thứ ba là ranh giới của cả trang này

Trang này không dạy làm gì với người bệnh. Nó chỉ lo phần hậu cần mà nhà nào cũng chuẩn bị được.

Gọi trợ giúp và để người có chuyên môn quyết, đừng tự xoay, nếu

• Bạn thấy có chuyện mà không biết là chuyện gì
• Bạn phân vân không biết có đáng gọi không
• Có ai đó trong nhà đang thấy lo
• Bạn được dặn làm gì đó mà không rõ làm thế nào
• Hoặc bạn đang định chờ xem sao

Năm điều này lặp lại ở mọi bài. Trang này không liệt kê dấu hiệu nào và không hướng dẫn sơ cứu — hai phần đó thuộc về người có chuyên môn.

Câu hỏi thường gặp